Este 02 y 03 de diciembre se llevó a cabo el Foro Iberoamericano: “Archivos: una Condición Necesaria para la Transparencia de la Justicia, con una participación de más de mil asistentes en medios sociales, así como expertos en gestión documental de México, España, Argentina, Costa Rica, Chile y Uruguay.
En la inauguración, estuvieron presentes grandes personalidades: Myrna Araceli García Morón, Magistrada Presidente del Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de México (TRIJAEM); Zulema Martínez Sánchez, Comisionada Presidenta del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (INFOEM); Carlos Enrique Ruiz Abreu, Director General del Archivo General de la Nación (AGN) quien hizo un reconocimiento especial al Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de México por los avances que ha logrado en cultura archivística; Francisco Javier Acuña Llamas, Comisionado Presidente del Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI); Yasmín Esquivel Mossa, Ministra de la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN); Aldrin Martín Briseño Conrado Coordinador de la Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales (SNT); y Juan Ramiro Robledo Ruíz.- Presidente de la Asociación de Magistrados de Tribunales de Justicia Administrativa de los Estados Unidos Mexicanos (AMTJAEUM).
Durante la inauguración la Magistrada Myrna García, agradeció la presencia y participación de la Ministra Yasmín Esquivel Mossa, quien, gracias a su amplia trayectoria, experiencia y vocación nos permite, hacer memoria del pasado y dar un vistazo al futuro de la gestión documental en México y el mundo.
Fue, justamente la Dra. Esquivel Mossa quien ofreció la primera conferencia magistral de este Foro Iberoamericano, la cual se tituló La Ley General de Archivos y la Regulación del Expediente Electrónico. “Nuevos Retos para la Justicia”.
La ministra destacó cinco retos en materia de regulación del expediente electrónico: uno, la sistematización y digitalización de los expedientes; dos, fomentar entre los justiciables la promoción electrónica de los juicios y la consulta de los expedientes electrónicos; tres, desarrollar las funcionalidades electrónicas que agilicen la integración y trámites a distancia del juicio en línea; cuatro, desarrollar la tecnología que permita garantizar la conservación y consulta de los expedientes electrónicos y, cinco, impulsar el conocimiento y análisis de la información contenida en los expediente judiciales, aprovechando las ventajas que brinda su generación y conservación en formatos electrónicos.
Resaltó también al Archivo Central de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, el cual resguarda, actualmente, un millón 81 mil 992 expedientes y documentos judiciales; de los cuales, más de 954 mil se encuentran digitalizados. En suma, la gestión documental es un elemento fundamental de la transparencia y rendición de cuentas, elementos indispensables para una sociedad democrática.
Después de la conferencia magistral se dio paso al conversatorio “Importancia de la Transparencia y los Archivos. Una Relación Indisoluble”. Donde se destacó la participación de la maestra Myrna Araceli García Morón; como ponente.
Durante su intervención, la Magistrada Myrna habló de la importancia de los expedientes, que son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones jurisdiccionales y cómo, a través de estos documentos públicos, se garantiza la justicia pronta y expedita para los ciudadanos que acuden al Tribunal. Hizo énfasis que: "en el Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de México, estamos convencidos que una buena administración de archivos, significa, desde la visión tradicional: el patrimonio, la memoria y la identidad de nuestra institución, que debe por supuesto, conservarse y preservarse. Desde la perspectiva actual de los derechos humanos, la gestión documental es esencial para el estado de derecho, porque los documentos públicos que emitimos, son elementos que acreditan la eficiencia en el ejercicio de nuestras atribuciones y funciones encomendadas, en la ley, para alcanzar los fines de la institución”.
Junto a ella, participaron los ponentes: Alicia Barnard Amozorrutia, Consultora Independiente y especialista en Gestión y Documentos Electrónicos, resaltó que los documentos de archivo, en cualquier soporte, son razón de estudio de la ciencia archivística básica o aplicada. Éstos están vinculados al actuar de los individuos y las organizaciones; se materializan en una multiplicidad de acciones, tanto para sustentar la cotidianeidad como para dar cuenta del devenir de la sociedad y sus gobernantes, así como para dejar constancia de su evolución para la historia o como patrimonio documental.
Por su parte María Alejandra Villar Anllul, Académica de la Universidad de la República de Uruguay y Representante Nacional del Grupo de Expertos Riveau, destacó que la información se ha convertido en una forma de energía, una forma de poder y de producción. Cuando se habla de transparencia se quiere dar un paso más allá de la publicidad, el actuar de la administración debe "dejar ver" sus actuaciones. La accesibilidad a la información esta impuesta por el principio de la participación y la gestión documental.
En su intervención del Dr. José Dolores Alanís Tavira, director de la Facultad de Derecho de la Universidad Autónoma del Estado de México, describió la importancia de la cultura archivística en el marco regulador mexicano; donde las leyes contemplan castigos a quienes den mal uso a los archivos por considerarse estos un patrimonio necesario para un Estado de derecho.
El Dr. Luis Manuel Pérez de Acha, Ex Integrante del Comité de Participación Ciudadana del Sistema Nacional Anticorrupción, complementó el enfoque transversal de la transparencia mencionando que los archivos deben ser parte del Sistema Nacional Anticorrupción y de la articulación con la Plataforma Digital Nacional. Abrir la información de contratación pública, comenta, es la función explícita del Sistema Nacional, pero, la transparencia es la parte implícita del mismo, ya que se fortalece, para efectos de rendición de cuentas, fiscalización, presupuestación y ejecución del gasto público; todo esto, teniendo como eje principal los archivos.
La Coordinadora del Grupo de Trabajo sobre Derechos Humanos de la Asociación Latinoamericana de Archivos en Argentina, Mariana Nazar, mencionó de manera muy acertada que, para cambiar la concepción publica de opacidad, se requiere una ley y voluntad política real; ya que la transparencia se concreta en el libre acceso a los documentos.
En lo que respecta a las actividades del 03 de diciembre se destaca la intervención del Dr. Albert Fugueras, con la conferencia magistral titulada: “Cómo planificar la transición de los expedientes del soporte papel al electrónico valorando los procesos, instrumentos y herramientas necesarias para una actuación ordenada y eficaz”; donde apuntó que la implementación de Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos necesita una planificación ordenada, marco legal, procesos e instrumentos adecuados y un entorno tecnológico integrado. Para plantear un modelo de gestión documental que contemple la transición secuencial y acumulativa de la gestión, preservación y uso de los documentos en soporte en papel a los documentos y expedientes en soporte electrónico se debe tomar en cuenta la siguiente estructura: delimitar el objeto y ámbito de aplicación; definir los principios fundamentales que deben regir este sistema; delimitar el alcance y consideración del ciclo de vida y las fases en la gestión de los documentos; definir la estructura y jerarquía de los objetos documentales, y sus interrelaciones; establecer los límites para la convivencia del archivo electrónico con el archivo físico en la medida que es un proceso transicional que ocupará unos años para su completa culminación.
El Ing. Hernán Cabrera Pichuante dictó la conferencia magistral, titulada “Herramientas, Elementos, Métodos y Procesos en la Archivística Digital”, donde destacó que la archivística digital enfrenta 5 desafíos permanentes: los metadatos, la legalidad de los datos, la preservación, los datos personales sensibles, la firma electrónica y el hecho de que es la hora de los datos, no de los documentos. Habló de la transformación digital que se está viviendo actualmente, de sus protocolos y capacitaciones, las cuales suponen un proceso independiente. Distinguió el hardware, software, procesos y personas dentro de esta migración a lo digital y nos contó un poco sobre la Ley de Transformación Digital en Chile.
La tercera y última conferencia magistral del día, titulada “Vinculación de los Archivos Digitales con el Acceso a la Información y Transparencia”, estuvo a cargo de la Maestra Ivannia Valverde Guevara. Enfatizó la necesidad de contar con una gestión documenta, especialmente cuando se entra en materia de transparencia. El archivo es un elemento motriz para la gestión documental de cualquier entidad, ya sea una empresa o una persona física; y por eso, la localización, accesibilidad y uso de los archivos deben ser siempre una prioridad. Cuando la información es creada y resguardada por una organización, esta se convierte en un testimonio material de un hecho o acto en forma de documentos. La materia prima de la transformación digital nos dice la Mtra. Valverde, haciendo una acertada analogía, es la información de la aplicación de capacidades digitales a los diferentes procesos y productos; y sus pilares clave son: la gestión de la información, la seguridad informática y las personas encargadas de estas.
Ricardo Sodi Cuellar, Magistrado Presidente del Tribunal Superior de Justicia del Estado de México, fue el encargado de abrir el conversatorio: La Impartición de Justicia Digital Judicial: Tránsito de lo Ordinario a lo Electrónico”. Comenzó su participación remembrando que hace tres años se optó por iniciar la digitalización de la justicia, esto fue gracias a la firma electrónica, de las cuales ahora se tienen cerca de 30 mil, cuando hace tres años se contaba con aproximadamente tres de ellas. Destacó que: “la pandemia nos obligó a agilizar y acelerar los procedimientos electrónicos, pero era algo inminente que pasaría tarde o temprano”. Así mismo, señaló que los expedientes electrónicos tienen varias ventajas, entre ellas, la atención de 24/7, que representa una considerable disminución de afluencia en las instalaciones.
Jesús Anlén Alemán, Magistrado presidente del Tribunal de Justicia Administrativa de la Ciudad de México, mencionó en su participación, 5 proyectos clave de los cuales derivó la creación de otros servicios electrónicos del Tribunal que encabeza. Estos 5 proyectos son: La Secretaría General de Atención Ciudadana y auxilio gratuito a particulares de los actos de autoridad, el sistema de pre registro y recepción de demandas y promociones, la guardia digital y presencial para el trámite a las demandas de nulidad en las que se solicita la suspensión, la transparencia y acceso a la información pública y el seguimiento de recursos en sala superior, que posteriormente se aplicó para salas regionales.
El conversatorio continuó con la participación de Zulema Martínez Sánchez, Comisionada Presidenta del Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios; quien manifestó que, en tema y materia de archivos, el objeto de los órganos garantes de la transparencia debe ser el enfoque sistémico aplicado al Sistema Nacional de Transparencia de Archivos y de Anticorrupción. Enfatizó que todo acto de autoridad debe estar, documentado identificado archivado y clasificado por el derecho a la verdad, información y memora. Sin esto, no puede existir la rendición de cuenta y, por tanto, un Estado sin corrupción. Los archivos son prueba plena del correcto ejercicio dentro del servicio público.
La participación de Aldrin Martín Briceño Conrado, coordinador de la Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, se enfocó en que la gestión documental debe ser robustecida para ofrecer una mayor calidad y eficacia a la ciudadanía. Para lograr esto, es necesaria la creación de sistemas que soportan esta gestión documental y considerar la idiosincrasia de las personas durante esta transición a medios digitales. Se debe procurar que se comprenda la cultura archivística para que todos los que intervienen en ella faciliten el proceso de la misma.
Julio César Bonilla Gutiérrez, Comisionado Presidente del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública, Protección de Datos Personales y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México, basó su participación en la imperatividad de generar información de calidad para facilitar y promover el acceso a la información pública, tanto en el pasado, como en esta era de la digitalización.
Finalmente, Ángel Sumano Correa, Abogado CEO de Fractal Abogados y Especialista en Legaltech, cerró este conversatorio con su ponencia en la que expuso su obra, “Hacia una justicia digital”. En ella, analiza la inteligencia artificial y lectura de textos, permitiendo la accesibilidad a los contenidos como imágenes insertadas en los procesos, la clasificación de imágenes y los servicios cognitivos para generar estadísticas. La pandemia supone un enorme reto para las autoridades impartidores de justicia, por lo cual existe una reingeniería de procesos, lo cual supondrá también un reto para la inteligencia artificial en la justicia. Por todo lo anterior, para lograr el triunfo de este proceso, se necesitará: tiempo y recursos, colaboración multidisciplinaria y capacitación continua.
La ceremonia de clausura estuvo a cargo de la Dra. Emma de Ramón Acevedo, Presidenta de la Asociación Latinoamericana de Archivo (ALA) y Directora del Archivo Nacional de Chile. Quien felicitó a todos los participantes por sus extraordinarias participaciones. Destacó que este tipo de foros dan la oportunidad de reflexionar sobre la importancia del cuidado de los archivos, porque así se resguardan los derechos de los ciudadanos a una información completa y oportuna respecto a las acciones del Estado y, a la vez, se crea una cultura de preservación de documentos, esos documentos que dan cuenta de la historia de cada país y de sus habitantes.
DIGITALMEX PERIODISMO CONFIABLE