Indistintamente de la actividad a la que usted se dedique, si quiere tener éxito y alcanzar los resultados que se propone, es indispensable conocer bien la finalidad y objetivos de su profesión, oficio o giro comercial, es decir, saber y conocer bien el ámbito y contexto del medio en donde usted se desempeña; asimismo, desarrollar la actitud y carácter que su actividad requiere, saber ser, comportarse y actuar como amerita la circunstancia de su negocio o actividad; de igual forma, hacer las cosas adecuadamente, conforme a un proceso específico, procedimientos definidos y regulados, siempre mejorando continuamente, o sea, saber hacer.
Saber, saber ser y saber hacer son axiomas muy conocidos, son la esencia de lo que suelen llamar mejores prácticas en el ambiente empresarial. Pero, cuando las cosas no van bien o un fenómeno perturbador interrumpe su actividad y se convierte en una emergencia o desastre que afecta severamente su actividad o negocio y le impide operar… ¿Ya sabe qué hacer? ¿Cómo hacer? ¿A qué dar prioridad y cómo actuar? ¿Con qué actitud enfrentar la adversidad? ¿Está usted preparado? ¿Sabe cómo continuar con su negocio en el menor tiempo posible y de la mejor forma?
Ante todo, lo primero es identificar cuáles son los principales riesgos que pueden amenazar su actividad, internos y externos. Los que pueden provocar otros, sus vecinos, o usted a ellos; los que son inherentes a su giro o actividad económica. Es decir, si su actividad productiva implica el manejo de sustancias peligrosas, o si puede generar condiciones que, sumadas con otras que coincidan con las suyas, propician riesgos. También la zona geográfica determina si un huracán, inundación, deslave o sismo puede poner en riesgo sus objetivos.
Una vez identificados los posibles riesgos que le circundan y desarrolladas las medidas preventivas para mitigarlos o controlarlos (sistemas contra incendios, de alertamiento temprano, organización de brigadas, dotación de equipo y herramientas de protección, etc.), es menester reconocer los procesos críticos o esenciales que fundamentan su actividad, bien o servicio que proporciona a la sociedad, es decir, aquellas actividades o funciones que lo sostienen y dan viabilidad.
Si usted produce, vende y distribuye pan, el suministro de harinas y el combustible para su horno son materias primas de las que no puede prescindir; si una emergencia interrumpe la disponibilidad de dichos insumos o una falla o avería impide la operación del horno, la misión de su actividad estaría colapsada. ¿Por cuánto tiempo? ¿Cómo le afectaría a su economía? ¿Cómo afectaría a sus clientes? ¿En cuánto tiempo es capaz de conseguir sus insumos esenciales, reparar las averías o conseguir refacciones en medio de una crisis o emergencia?
Desarrollar las estrategias de actuación para que sus procesos críticos o esenciales se mantengan, o en caso de ser interrumpidos se restablezcan lo antes posible, es la finalidad de un Plan de Continuidad de Operaciones o de Negocio. Como su nombre lo indica, es la planeación y documentación de un conjunto de actividades que, en caso de ser interrumpidas por un fenómeno perturbador –sismo, inundación, incendio— se recuperen y regresen a la normalidad en un tiempo mínimo.
Los componentes básicos de un Plan de Continuidad de Operaciones son, en primer lugar, el fundamento legal y el propósito (misión y visión) de la organización o empresa en cuestión; la identificación de sus funciones críticas y sus requerimientos mínimos de operación; los recursos humanos y línea de sucesión para la toma de decisiones, así como la posibilidad de una sede alterna para continuar operando; las dependencias e interdependencias con otras entidades para garantizar sus materias primas e insumos esenciales y, finalmente, la protección y respaldo de información crítica (lista de clientes, proveedores, pagos, adeudos, entre otros datos estratégicos) y la comunicación permanente entre los actores estratégicos para sus objetivos. Los seguros y mecanismos financieros de respaldo ante emergencias (ahorros e inversiones) son fundamentales.
Quizá usted no lo sabe, pero el Plan de Continuidad de Operaciones debe formar parte del Programa Interno de Protección Civil de la empresa, comercio, institución o industria en la que usted colabora; es una obligación establecida por la Ley General de Protección Civil y su Reglamento, para todos los inmuebles e instalaciones, fijas o móviles, de los sectores público, privado y social. Pregunte. Entérese de aquello que obra en su favor, para su protección y su seguridad. Esto es también protección civil. ¡Qué su semana sea de éxito!
Hugo Antonio Espinosa
Fue Director del Heroico Cuerpo de Bomberos de Toluca,
Subdirector de Protección Civil e Inspección en la SCT Federal.
Actualmente es Subdirector de Emergencias en el Valle de Toluca, en la Coordinación General de Protección Civil, EDOMÉX
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